Vuorovaikutus taloyhtiöissä
Puheet toteutti helmikuussa omassa yhteisössään kyselyn, jonka avulla kartoitettiin taloyhtiöiden hallituksen, isännöinnin ja asukkaiden yhteydenpitokanavia ja kiinnostusta verkkoyhteisöihin. Seuraavassa esittelemme kyselyn tuloksia, sekä pohdimme vuorovaikutuksellisten viestintäkanavien kehitystä.
Taustat
Taloyhteisö verkossa? -kyselyyn vastasi noin 40 jäsentä, tasaisesti miehiä ja naisia, joista suurin osa 40–65-vuotiaita ja joilla useimmiten oli kokemusta hallitustyöskentelystä. Erilaiset rakennustyypit kerrostaloista omakotitaloihin olivat laajasti edustettuna, ja lisäksi omakotitalossa asuvilla oli kokemusta myös taloyhtiöistä. Lähes kaikki vastaajat omistavat itse pääasiallisen asuntonsa.
Taloyhtiön käyttämän isännöintitoimiston nimi ei aina ollut muistissa, mutta mieleen muistuneista toimistoista useamman maininnan saivat Retta (Realia) ja Taloasema.
Vastaajista suurin osa oli tai oli joskus ollut mukana taloyhtiön hallituksessa. Ennen kaikkea hallitustyö nähtiin positiivisena, merkittävänä tapana vaikuttaa ja osallistua: se tuo mahdollisuuden olla mukana päättämässä mm. taloudesta, kunnossapidosta ja yhtiön kehityksestä tulevaisuudelle. Jotkut totesivat nykyisen hallitustyön olevan toimivaa, ja että isännöitsijä on siinä avainasemassa.
Haasteellisuutta toimintaan tuovat vastuu, ajan tai osaamisen puute, asukkaiden moninaisuus sekä ymmärtämättömyys tai jopa kiittämättömyys. Puolet nykyisistäkin hallitusjäsenistä tunnisti työssä hyvien puolien lisäksi mainittuja haasteita. Hallituksessa aiemmin olleiden näkemykset jakautuivat kahtia joko positiivisiin tai negatiivisiin: toiset painottivat omaa ja yhtiön edunvalvontaa, toiset pitivät sitä liian työläänä. Muutamaa vastaajaa hallitustyö ei ylipäätään kiinnostanut, silloinkin pääasiassa joko ajan puutteen tai työn huonon kuvan takia.
- ”Pystyy vaikuttamaan yhtiön asioihin, rakentamaan parempaa naapuruutta, voi oppia itse asioita, mutta myös turhauttavaa kun on rikkinäisiä puhelimia ja kaikkia ei yhteisten asioiden ajaminen kiinnosta.”
- ”Haasteellista, koska taloyhtiöissä on niin monenlaisia ja taloudellisesti eri tavoin kykeneviä ihmisiä. Yleensä taloyhtiöistä puuttuu osaaminen, jota hallituksessa tarvittaisiin.”
Yhteydenpito
Taloyhtiön arkipäiväisiä keskusteluja käydään useassa eri kanavassa. Näistä yleisin oli selkeästi WhatsApp, joskin joidenkin asukkaiden kerrottiin kieltäytyneen sen käytöstä, vaikeuttaen koordinointia. Sähköposti oli toiseksi yleisin, mutta yhdistyi usein johonkin muuhun kanavaan. Lähes yhtä yleinen oli Facebook, joka koettiin toimivaksi, siinä missä pelkästään kasvotusten käytävät keskustelut jäivät toimivuudeltaan huonommaksi ratkaisuksi. Muut järjestelmät olivat vielä harvassa ja esiintyivät ainoastaan yleisimpien kanavien lisänä.
Yleisesti ottaen kyseisten kanavien toimivuus ei vastaajien mielestä ole ihan huippuluokkaa: asteikolla 1–5 niiden keskimääräinen arvosana oli 3,6.
Yhteydenotot isännöintitoimistoon tai kiinteistön palveluntarjoajiin hoidetaan enimmäkseen sähköpostitse, sekä hallitusjäsenten että muiden asukkaiden taholta. Toiseksi yleisimmin yhteyttä otetaan puhelimitse, tai usein myös verkossa. Muut ratkaisut kuten sovellus ovat harvinaisempia.
Kaksi kolmasosaa kaikista vastaajista, myös niistä, jotka eivät ole hallituksessa, on kuullut isännöintitoimiston tarjoavan sähköisiä palveluja. Yleisimmin kyseessä on kirjautumisen takana oleva taloyhtiön asiointipalvelu erilaisin palvelupaketein, sisältäen kulutustietoja, kustannuslaskelmia, tiedotteita, ladattavia asiakirjoja (esim. remonttiin liittyen), yms.
- ”Erilaisia verkkopalveluita eri yhtiöissä. Tavallaan hyödyllisiä, mutta tuntuu siltä, että isännöitsijöitä ei kiinnosta tietojen pitäminen ajan tasalla, jolloin turvallisinta on soittaa. Yhdessä taloyhtiössä oli käytössä online-systeemi, joka hakkeroitiin ja kaikki tunnukset vuotivat vääriin käsiin, yhtiössä nousi valtava älämölö ja viha isännöitsijää kohtaan.”
Verkkoyhteisö
Iso enemmistö, yli 80 %, olisi kiinnostunut liittymään taloyhtiön tai kiinteistön verkkoyhteisöön saadakseen tietoa ja keskustellakseen muiden asukkaiden tai toimijoiden kanssa. Keskimääräinen kiinnostus neljän pisteen asteikolla oli 3,1.
- Verkkoyhteisö ei rajoittuisi hallitukseen, vaan koskisi kaikkia asukkaita. Erityisen kiinnostuneita olivat hallituksen ulkopuoliset vastaajat, mukaan lukien myös ne, joita hallitustyö ei kiinnosta sekä ne, jotka eivät olleet tietoisia isännöintitoimistojen sähköisestä tarjonnasta.
- Vähemmistön esittämä kiinnostuksen puute johtui ensisijaisesti esimerkiksi iäkkäämmistä asukkaista, joilla ei välttämättä ole tarvittavia laitteita käytössä.
Taloyhtiön verkkoyhteisön suurimpien hyötyjen katsotaan olevan moninaisia. Päällimmäisenä nähtiin tiedonjako, seuraavina keskustelu, yhteys isännöitsijään ja keskitetyt lomakkeet. Myös asukaskyselyt saivat kannatusta, kun taas harvemmin priorisoitiin yhteyttä palveluntuottajiin tai omia aihepiirikohtaisia ryhmiä.
Ainut haaste oli sähköisten palvelujen alhaisempi käyttöaste erityisesti ikääntyneiden parissa, jolloin yhteisöllisyyden luominen verkossa voi olla vaikeaa verrattuna kasvotusten tapahtuvaan keskusteluun, sikäli kun jotkut kokevat tapaamisten riittävän. Ylipäätään sekä talo- että huoltoyhtiöiden välillä nähtiin suuria eroja, kuten myös yksittäisten asukkaiden tarpeissa, toiveissa tai tavoissa.
- ”Taloyhtiössähän kaikki eivät kaipaa yhteisöllisyyttä eikä se ole välttämätöntä taloyhtiön pyörittämiseksi, joskin hyödyllistä.”
Näin ollen kyselyn perusteella on ilmeistä, että suurin osa taloyhtiöiden osakkaista hyötyisi keskitetystä ja vuorovaikutteisesta kanavasta, joka helpottaisi tiedonjakoa isännöitsijän, hallituksen ja asukkaiden välillä.
Vaikka hallitustyöskentely koetaan merkityksellisenä, sitä vaikeuttaa molemminpuolisesti tiedon puute ja aikaa vievä koordinointi. Yhtiön tiedottamisen, keskustelun, lomakkeiden, palautteen ym. yhdistäminen jaetulle kanavalle edistäisi tiedon saatavuutta, asukkaiden kuulemista ja siten myös yhteisymmärrystä.
Keskeistä on, että yhteisön on oltava nimenomaan yhteiseen käyttöön soviteltavissa. Siksi valitun alustan on tarjottava riittävän laajat mahdollisuudet soveltuakseen eri yhtiöiden ja osapuolten tarpeisiin: kaikille avoin ja jokaiselle jotakin. Oleellisia tekijöitä ovat ainakin joustavuus, helppokäyttöisyys ja tietoturva.
Verkkoyhteisö ei ole ajatuksena uusi, mutta sen omaksuminen kiinteistöalalla ja taloyhtiöiden keskuudessa on vasta pääsemässä vauhtiin. Nyt tarvitaankin rohkeita edelläkävijöitä kokeilemaan, miten yhteisöllisyyttä voidaan edistää myös kotisohvalta!