Vierailevia ajatuksia: Tuomas Auvinen, osa 2: Yhteiskehittäminen koronaepidemian aikana

jaakko.puheet

Taustatietoa ja parempaa ymmärrystä varten suosittelemme, että luet haastattelun ensimmäinen osan ennen tätä.

Mitkä ovat yhteiskehittämisen haasteet? Miten teet sitä verkossa?

"Jos koronatilanne pitkittyy vielä, sanotaan vuoden, ja emme ole pystynyt sinä aikana tekemään yhteiskehittämistä, aikaa on hukattu paljon.”

Näin kommentoi Aalto-yliopiston taiteen ja suunnittelun korkeakoulun dekaani, Tuomas Auvinen, koronavirusepidemian aiheuttamia haasteita yhteiskehittämiselle syksyllä 2020.

Vuoden 2020 kevät tullaan muistamaan koronaepidemian leviämisestä maailmalle. Seuraukset yritystoiminnalle ovat olleet suuret, eikä muutos ole vielä päättynyt.

Lähikontaktien ja tapaamisten puuttuminen johtaa vaikeuksiin eri sidosryhmien edustukselle yritystoiminnan päätöksenteossa ja ongelmien ratkomisessa. Suuri ongelma useille yrityksille on asiakkaiden mielipiteiden, palautteen, ja ideoiden kerääminen ja hyödyntäminen jokapäiväisessä toiminnassa.

Kehitysprojekteilla on aina omat haasteensa, varsinkin kun puhutaan monien eri sidosryhmien keskeisistä projekteista. Ymmärtääksemme yhteisöllisen kehityksen haasteita kysyimme luovan johtamisen ja yhteiskehittämisen ajatusjohtajalta, Tuomas Auviselta, hänen mielipidettään. Auvinen kertoi kolmesta yhteiskehittämisen oleellisesta haasteesta:

Yhteiskehittämisen haasteet

1. Halukkaiden osallistuminen
2. Omaehtoinen ajankäyttö
3. Kommunikointi ja ideoiden jakaminen

1. Miten varmistetaan että kaikilla on mahdollisuus osallistua?

Haaste on kaksiosainen: miten varmistetaan, että kaikki kutsutut jotka haluavat pystyvät osallistua, ja miten isommissa projekteissa saadaan kaikki tarpeelliset ja tärkeät henkilöt osallistettua?

Kun kehitetään ison joukon kanssa yhdessä, on liki mahdotonta saada kaikki yhtä aikaa samaan paikkaan. Auvisen mukaan tyypillistä on, että vain noin kolmasosa kutsutuista pääsee paikalle ja osallistuu prosessiin.

Yhteisöllisen kehittämisen perusidea on kuitenkin antaa kaikille halukkaille mahdollisuus vaikuttaa lopputulokseen. Kaikki jotka haluavat eivät kuitenkaan usein pääse osallistumaan.

Kun kysyimme Auviselta mitä hän olisi halunnut tehdä The Future of ARTS -projektin suhteen toisin, hän toivoo voineensa kutsua enemmän opiskelijoita yhteistyöhön mukaan.

Vaikka opiskelijat olivat selkeästi edustettuna, haaste oli yksinkertaisesti suuri ihmisten määrä. Aalto-yliopiston taiteen ja suunnittelun korkeakoulun henkilökuntaan kuuluu puolisen tuhatta ja opiskelijoita on noin 2500, eikä kaikkia voitu kutsua mukaan.

2. Miten mahdollistetaan ajankäyttö sillon kuin sitä on? 

Arjessa on omat haasteensa — kaikilla meistä on omat työt, perheet, aktiviteetit, menot, ja aikataulut. Auvinen törmäsi yliopiston käytävillä usein kollegoihin jotka pahoittelivat, etteivät päässeet osallistumaan Future of Arts -projektin tapaamisiin töiden tai perheasioiden puitteissa.

Isommissa projekteissa kuitenkin vaaditaan sitoutumista ja syvempää pohtimista, jota ei saavuteta vartissa lounastauolla. Yhteiset tapaamiset ovat tärkeitä jotta asioita saadaan oikeasti edistettyä.

Yhteisiin keskusteluihin ja tapaamisiin ei kuitenkaan aina yksinkertaisesti löydy aikaa. Haasteena on löytää tasapaino yhteisten, pidempien tapaamisten ja omaehtoisesti tapahtuvan asioiden edistämisen välillä.

3. Miten osallistujien kesken kommunikoidaan ja jaetaan ajatuksia?

Auvisen mukaan kommunikoinnin avoimuus ja vapaus ovat yhteiskehityksen menestyksen kannalta oleellisia. Itseohjautuvuutta eri keskustelun aiheiden ympärille pitää tukea. 

Kaikkien mielipiteet ovat tärkeitä, joten keskusteluja pitää pystyä aloittamaan vapaasti ja niihin liittymisen pitää olla helppoa. Haasteena on tuoda erilaiset mielipiteet ja näkökulmat esille, ja jakaa niitä kaikkien osallistujien kesken.

Osallistujilla pitäisi olla mahdollisuus keskustella projektiin liittyvästä, mutta heille tärkeästä, aiheesta. Jos aihe ei kuitenkaan resonoi muille, kynnystä ikään kuin jatkaa matkaa seuraavaan keskusteluun pitää madaltaa mahdollisuuksien mukaan.

Ideat ja yhteiset asiat pitäisi myös pystyä jakamaan kaikkien osallistujien kesken, jotta kaikilla on mahdollisuus pysyä prosessissa mukana oman aikataulun salliessa. Kukaan ei niin sanotusti jää rannalle ja jokainen halukas pääsee antamaan oman panoksensa.

Mitä tapahtuu seuraavaksi?

Koronaepidemian aiheuttama lähikontaktien välttäminen on tuonut omat haasteensa. Auvisen mukaan yhteiskehittäminen muuttuneessa toimintaympäristössä on iso kysymys ja haaste yhteiskunnalle: “tarvitaan uusia metodeita, työkaluja ja toimintatapoja.”

Auvinen uskoo, että etäyhteyksin tapahtuva yhteiskehitys tulee nousemaan keskeisempään rooliin. “Verkossa tapahtuva, avoin yhteiskehittely on todella mielenkiintoinen mahdollisuus, josta voi syntyä uudenlaisia ja kiinnostavia asioita,” kiteyttää Auvinen haastattelumme lopussa.

Tähän päättyy Tuomas Auvisen haastattelu. Artikkelin loppuosa ei sisällä Auvisen mielipiteitä.

Miten yhteiskehittämistä tehdään verkossa?

Haasteet

Verkolla on toki myös omat haasteensa. Keskustelu sosiaalisessa mediassa, vaikka luonnostaan vapaata, usein ohjautuu “eipäs/juupas”-argumentteihin ja yksittäisten äänien jalkoihin jäämiseen. 

Haastetta on myös siinä, että alustantarjoaja omistaa kaiken datan, joten isojen volyymien analysoimisesta ja organisoimisesta voi vain uneksia. Palveluntarjoajat kontrolloivat omia alustojaan, mikä saattaa johtaa vapauden tunteen häviämiseen. 

Tähän tarkoitukseen SoMe ei toimi ja suurin osa keskustelufoorumeista kaipaa lisää vapautta.

Miten oma verkkoyhteisö auttaa?

Yhteiskehittämisen kolmeen keskeiseen ongelmaan saadaan ratkaisu oman verkkoyhteisön avulla:

1. Miten hallinnoidaan isoa joukkoa ja otetaan kaikkien mielipiteet huomioon? Jos kaikkien panos halutaan mukaan, kehitystä ei voi tehdä paikka riippuvaisesti. 
2. Miten saadaan kaikki osallistumaan omalla ajallaan? Jos halutaan kaikkien sidosryhmien osallistuvan, pitää osallistumiseen olla mahdollisuus ajankohdasta riippumatta.
3. Miten kommunikaatio ja ideoiden jako onnistuu, jos kaikki eivät pääse fyysisiin tapaamisiin tai pysty osallistumaan sovittuun aikaan? Tarvitaan yhteinen verkossa toimiva alusta joka on kaikkien saatavilla, kaiken aikaa.

Yksityinen verkkoyhteisö sopii muutamien kymmenien tai jopa kymmenien tuhansien kokoisille osallistuja joukoille. Isotkin massat pääsevät samalle alustalle ja voivat osallistua heille sopivassa paikassa, sopivaan aikaan.

Kun ideoita tai mielipiteitä tulee spontaanisti mieleen, ne voidaan jakaa saman tien, paikasta riippumatta, muiden kesken. Kommunikointi ja ideoiden jakaminen tapahtuu yhdessä paikassa, jolloin palaute ja mielipiteet ovat helpommin analysoitavissa. Analysointia tapahtuu myös osallistujien kesken yhteisön pelillistämisellä, jolloin jäsenet pääsevät arvioimaan, kommentoimaan, ja tykkäämään toisten ideoista.

Näin prosessissa päästään hyödyntämään sekä laadullista että määrällistä dataa, ja testaamaan mitkä ideat resonoivat osallistujien keskuudessa parhaiten. Verkkoyhteisön avulla prosessi voidaan viedä helposti organisaation rajojen ulkopuolelle, jolloin kaikki eri sidosryhmät voivat osallistua.

Lue lisää:

Osa 1: Miten Aalto-yliopisto kehitti taidealojen vision?

Yhteiskehittämisen opas: Yhteiskehittämisen perusteet ja 4 toimivaa menetelmää